О порядке нотариальных действий. Часть 1. (укр)

21. Нотаріус не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім’я і від свого імені, на ім’я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім’я і від імені працівників даної нотаріальної контори (бюро) та працівників, що перебувають у трудових відносинах з нотаріусом.
У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються будь-якими іншими нотаріусами чи посадовими особами будь-якого органу місцевого самоврядування в межах його компетенції.
22. Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також які написані олівцем.
Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом посадової (уповноваженої на те) особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.
Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, у яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як, наприклад, документи, залиті чорнилом, потерті та ін.
Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнуровано, не пронумеровано і кількість прошнурованих аркушів не завірена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної чи фізичної особи, що видала документи.
23. Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і виписок з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко; числа і строки, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб - без скорочень і із зазначенням їх адреси. У необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб у банках (кредитних установах), а також дата, місце народження та місце роботи фізичних осіб.
Прізвища, імена, по батькові фізичних осіб, у тому числі представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю із зазначенням місця їх проживання. При посвідченні правочинів за участю іноземних громадян зазначається також і їх громадянство.
На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускаються. Дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (сторін правочинів та інших осіб, які підписали правочин, заяву та ін.) і повторені в кінці посвідчувального напису. При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.
Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.
Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно (чи складений з порушенням вимог чинного законодавства), нотаріус пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. На бажання зацікавленої особи документ може бути складений нотаріусом.
У разі, якщо документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути прошиті або скріплені у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення їх цілісності, з проставленням печатки нотаріуса і зазначенням кількості скріплених аркушів.
24. При посвідченні правочинів, засвідченні правильності копій (фотокопій) документів і виписок з них, справжності підпису на документах, правильності перекладу документів з однієї мови на іншу, при посвідченні часу пред’явлення документа, при видачі дублікатів на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи за формами, затвердженими Міністерством юстиції України.
Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті.
Посвідчувальний напис повинен бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки та інші виправлення - застережені.
Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватись штампи з текстом відповідного напису.
Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа. У цьому разі аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються або скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності, пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса і скріплюється його печаткою.
Для викладення посвідчувального напису чи його продовження допускається також підклейка аркуша. При цьому нотаріус повинен проставити печатку таким чином, щоб частина її відбитка була на підклеєному аркуші.
Прикріплення і підклейка аркушів для напису про засвідчення правильності копії (фотокопії) документа, а також для напису на дублікаті документа не допускаються.
На підтвердження права на спадщину, права власності на частку в спільному майні подружжя, повноважень виконавця заповіту, посвідчення та прийняття на зберігання секретного заповіту, оголошення секретного заповіту, про придбання майна з публічних торгів (аукціону), а також посвідчення фактів, що фізична особа є живою, про перебування її у певному місці, тотожності фізичної особи з особою, зображеною на фотокартці, про час пред’явлення документів, про прийняття на зберігання документів, про придбання майна з публічних торгів (аукціонів) видаються відповідні свідоцтва, форми яких затверджуються Міністерством юстиції України.
25. Усі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій.
Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, позначається на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.
Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, уповноваженої на те начальниками цих управлінь. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою відповідного управління юстиції.
Запис нотаріальної дії у реєстр провадиться нотаріусом чи консультантом державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом, тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним підписані.
Запис у реєстрі олівцем не допускається.
Кожен нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюються індекси, які збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому разі номери на документах, оформлюваних державним нотаріусом, позначаються таким чином: N 1-1, N 1-2, N 2-1 та ін., де перша цифра означає індекс реєстру, а друга - порядковий номер запису.
Наказом Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції нотаріусам може бути дозволено ведення самостійних реєстрів для запису окремих видів нотаріальних дій.
У цьому разі номери на документах, записаних у такі реєстри, позначаються таким чином: N 1-К-10 (тобто, запис за номером десятим зроблено в першому реєстрі для реєстрації засвідчення правильності копій документів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); N 3-В-5 (запис за номером п’ятим у третьому реєстрі для реєстрації виконавчих написів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); N Д-4 (запис за номером четвертим у реєстрі для запису довіреностей в односкладовій державній нотаріальній конторі чи в приватного нотаріуса).
Дописки та виправлення, зроблені в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом.
У реєстр для реєстрації нотаріальних дій вноситься запис про вже вчинену нотаріальну дію саме після підписання нотаріусом документа та проставлення на ньому печатки.
Відомості про вчинення окремих видів нотаріальних дій підлягають реєстрації в Єдиних реєстрах, перелік та порядок ведення яких установлюються Міністерством юстиції України.
Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту реєстрації її в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.
26. Нотаріуси вправі видавати витяги з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій в порядку, установленому пунктом 7 цієї Інструкції.
Витяги з реєстрів нотаріальних дій щодо заповітів видаються тільки після смерті заповідача.
27. Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, долучаються до примірника правочину, свідоцтва про право на спадщину та ін., що залишаються у справах нотаріуса.
Оригінали документів (наприклад, акти цивільного стану про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що їх подали, а в нотаріуса залишаються їх копії (фотокопії).
Копії (фотокопії) подаються зацікавленими особами або на їх прохання виготовляються нотаріусом чи іншим працівником нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з нотаріусом. На таких копіях нотаріус робить напис “З оригіналом згідно”, ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою.
Документи, що посвідчують особу фізичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, їх представників або представників юридичних осіб, повертаються особам, що їх подали, у реєстрі записуються найменування документа, його номер, дата видачі й найменування установи, яка видала документ.
Якщо фізична особа звернулася за засвідченням правильності копій (фотокопій) документа чи виписок з документа, нотаріус установлює його особу і робить у реєстрі відмітку “Особу встановлено”.
Документи, що підтверджують сплату в передбачених законом випадках податку з доходів громадян, повертаються особам, які здійснили таку оплату. У цьому разі нотаріус у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записує найменування документа, його номер, дату та найменування установи банку, у якому здійснено платіж. Фотокопія платіжного документа долучається до примірника правочину, що залишається у справах нотаріуса.
28. Не залишаються у справах нотаріуса:
документи, які стверджують право власності фізичних чи юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частини, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя, державні акти про право власності на землю, договори купівлі-продажу, дарування, міни житлового будинку (частини будинку), будівлі, садиби, квартири, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, у тому числі зареєстровані на біржі, договори про виділення в натурі частки з нерухомого майна, договори про поділ нерухомого майна та ін.), - якщо посвідчується договір про заставу, оренду тощо майна чи найму (позички) житла, відчуження власником (власниками) частини належного йому (їм) майна, а також якщо учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлювальний документ на згадане майно і один з них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); договори про відчуження не закінчених будівництвом житлових будинків, будівель (їх частин) або інших споруд; договори про порядок установлення чи зміну розміру ідеальних часток у спільній частковій власності, а також договори про порядок володіння та користування спільним майном.
При посвідченні договорів про відчуження частки майна (або частки від частки) на правовстановлювальних документах, що повертаються відчужувачам, робиться напис про зміст посвідченого договору, наприклад: “Продано 1/4 частину цього будинку за договором, посвідченим 15 лютого 1993 року за реєстром N 1231”, дата, підпис нотаріуса, що скріплюються печаткою нотаріуса;
сертифікат про право на земельну частку (пай), трудова книжка члена колективного або іншого сільськогосподарського підприємства, яке містилося на території, що зазнала радіоактивного забруднення, - при посвідченні договорів відчуження земельної частки (паю);
охоронні свідоцтва - при посвідченні договорів піднайму;
свідоцтва про реєстрацію, технічні паспорти, реєстраційні талони, чеки, довідки-рахунки магазину на автотранспортні засоби, інші самохідні машини і механізми - при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку, при видачі свідоцтва про право на спадщину чи про право власності на неї;
документи, що стверджують факт передачі майна з правом його застави.
Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій одночасно з реєстрацією нотаріальної дії, для вчинення якої вимагався один з таких документів, або відмітка на примірниках правочинів, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності або на інших документах, що долучаються до нотаріально оформлених документів, після чого вони повертаються особі, яка їх подала. Відмітка, у якій зазначаються назва документа, ким, коли, за яким номером та на чиє ім’я він виданий, підписується нотаріусом.
Можливе залишення у справах нотаріуса копій (фотокопій) документів, що повертаються сторонам правочинів. У таких випадках, крім необхідних відміток, на залишених копіях (фотокопіях) нотаріус робить напис “З оригіналом згідно”.